Afspraken videobellen
Bekijk subcategorieën

Afspraken videobellen

Tips en tricks voor videobellen

Met duidelijke afspraken voor videobellen maak en houd je online meetings efficiënt, professioneel én leuk! Sinds de coronacrisis heeft videobellen een enorme boost gekregen. Het is daarom handig om te weten hoe je een online meeting laat verlopen en wat je wel en niet moet doen. Onderstaand tref je de 10 ongeschreven afspraken voor videobellen aan die je tijdens online meetings in acht hoort te nemen.

Voor een efficiënte meeting is het belang van een voorzitter nog noodzakelijker dan bij een fysieke meeting. Iemand die de vergadering leidt kan de online meeting in goede banen leiden. Zo kan deze persoon starten met een rondje van de mensen die online aanwezig zijn. Wanneer iedereen kort zijn of haar zegje gehad heeft, kan de meeting starten.

Wanneer je het beeld en geluid aan hebt, laat je zien dat je betrokken bent. Je bent echt actief aanwezig in de meeting, zonder ondertussen iets anders te doen. Een goede headset met een goede microfoon is hierbij belangrijk. Met een goede headset kan iedereen elkaar goed en helder verstaan. Er is een groot verschil tussen de ingebouwde microfoons van een notebook en een headset. Een headset zorgt ervoor dat je velen malen beter verstaanbaar bent. Daarom is deze zeer aan te raden. Wist je dat er zelfs headsets zijn waarbij de microfoon noice cancelling heeft. Dit zorgt voor nog meer gemak en comfort.

Een rustige omgeving is wel zo prettig wanneer je aan een online meeting deelneemt. Ga bij voorkeur in een afgesloten ruimte zitten met een goede, stabiele internetverbinding en waar de deur dicht kan. Dit voorkomt afleiding bij andere deelnemers en jezelf. Een kind dat zich spontaan in beeld laat zien of een hond die door het beeld loopt, geeft nu eenmaal afleiding. Ook is het aan te bevelen om ramen dicht te doen, zodat verkeersgeluid of werkzaamheden in de buurt niet als storend aanwezig zijn.

Een gouden tip is dat wanneer je iets wilt zeggen, je je vinger omhoog steekt. Op deze manier snapt iedereen dat je wat wilt zeggen. Het is belangrijk dat je elkaar niet onderbreekt, maar even wacht tot iemand uitgesproken is. Het is de taak van de voorzitter om hier extra goed op toe te zien en op te reageren.

Toon respect en blijf bij de les als iemand iets presenteert of vertelt. Kijk bijvoorbeeld niet op je smartphone of lees ondertussen bijvoorbeeld niet je mailtjes. Dat is echt not done. Omdat je meestal meerdere devices of schermen tot je beschikking hebt, is de verleiding soms best groot.  

Zet je smartphone op stil, zet alle notificaties uit en zorg dat je op de achtergrond niet afgeleid wordt door ander zaken. Ga bijvoorbeeld geen eten koken tijdens je online meeting en verwacht geen bezoek tijdens je het videobellen.

Het is een taak van de voorzitter dat iedereen aandacht krijgt. Met name tijdens videobellen is het goed om extra aandacht te hebben voor de cohesie van de groep. Iedereen dient ruimte te krijgen om zijn of haar bijdrage te leveren. 

Ken de tools en programma's waarmee je werkt. Collega’s die niet te horen zijn, of voortdurend wegvallen vanwege een slechte verbinding, mensen die niet weten hoe ze een scherm moeten delen, de camera zo positioneren zodat alleen je kruin zichtbaar is, een PowerPoint presentatie die niet opstart… dergelijke zaken zorgen voor onnodige irritaties en maken dat online meetings niet efficiënt verlopen. Het is daarom belangrijk dat je vooraf weet hoe jouw videovergaderprogramma werkt.

Ook al hoef je misschien geen aparte ruimte te boeken, begin op de aangegeven tijd. En wat sowieso altijd geldt voor alle vergaderingen: ga niet langer door dan noodzakelijk. Spreek van tevoren dan ook een maximale tijd af met elkaar. Dit voorkomt stress door tijdsdruk.

Voor veel mensen is een online meeting meer dan alleen een contactmoment om informatie uit te wisselen - zeker in coronatijd. Het is daarom belangrijk om er een plezierige en leuke online meeting van te maken. Neem de tijd om elkaar te ontmoeten en maak plezier! Het vergroot je werkgeluk!