Voorbereiden, beheren, controleren en rapporteren van vergaderingen en bijeenkomsten

Met onze AV Conference software zorgen we dat vergaderingen en bijeenkomsten eenvoudig en gebruiksvriendelijk georganiseerd worden. Het is de ideale oplossing om audiovisuele faciliteiten binnen raadzalen en trouwzalen geautomatiseerd aan te sturen.

Via een gebruiksvriendelijke interface kunnen alle aspecten die tijdens vergaderingen en bijeenkomsten aan bod komen, eenvoudig bediend worden. Van het bedienen van microfoons, het aansturen en uitzenden van live camerabeelden tot en met het starten van stemsessies. Ook het live toevoegen en wijzigen van data, zoals namen van sprekers, spreektijden, agenda-items en het verwerken van rapportages worden door onze AV Conference software geautomatiseerd beheert.

Het automatisch in beeld brengen van actieve sprekers

We brengen jullie vergaderingen en bijeenkomsten haarscherp in beeld bij het publiek. Dit doen we met innovatieve geautomatiseerde HD of 4K camera's. Er is geen operator voor nodig; elke spreker wordt automatisch in beeld gebracht. 

Aan elke spreker kan bovendien automatisch extra info toegevoegd worden, zoals de naam van de spreker, zijn of haar spreektijd en/of tot welke politieke partij hij of zij behoort. Eveneens kunnen deelnemers, stemresultaten, agenda's en presentaties op verschillende wijzen (gecombineerd) in beeld gebracht worden.

Met ons cameravolgsysteem wordt iedere vergadering en bijeenkomst een plezier om te volgen.

Een perfecte audio ondersteuning van alle discussies

Met onze hoogwaardige discussiesystemen zorgen we dat sprekers uitstekend verstaanbaar zijn. Onze discussiesystemen functioneren volledig geautomatiseerd middels onze AV Conference software. Ook wordt zeer accuraat tussen sprekers geschakeld en bieden we side-by-side ondersteuning aan om raadsleden naast elkaar in beeld te tonen. De kijker krijgt een zo realistisch mogelijke weergave van de discussie in de zaal.

De aanwezigen ontvangen een pas waaraan alle sprekersinformatie is gekoppeld, zoals de naam, de partijnaam, de titel en stemfunctionaliteit. Met de pas meldt de gebruiker zich eenvoudig aan bij een willekeurige discussiepost. De beheerder kan ad-hoc en direct een gebruiker toewijzen aan een pasje. Zo kunnen zelfs bezoekers eenvoudig gekoppeld worden aan een discussiepost met daarbij alle sprekersinformatie in beeld.

Naast het genereren van een uitstekende geluidservaring kunnen vergaderingen en bijeenkomsten eenvoudig opgenomen en eventueel (lokaal) gearchiveerd worden. Een goede vastlegging is hiermee gewaarborgd.

Verrijk vergaderingen en bijeenkomsten met RIS-data

Het voorbereiden van vergaderingen in een raadzaal kan eenvoudig vanuit het RIS (Raadsinformatiesysteem) plaatsvinden, dankzij de RIS integratie met het AV systeem in de raadzaal. Deelnemers, agenda-items en stemmingen kunnen makkelijk met elkaar gesynchroniseerd worden, waardoor er een minimale voorbereiding voor vergaderingen en bijeenkomsten nodig is. Met een minimale inspanning zijn vergaderingen en bijeenkomsten up-to-date ingepland.

Wanneer er een livestream is, kan de audiovisuele verslaglegging bovendien voorzien worden van metadata (agenda-items, sprekers, stemmingen, etc). Hierdoor kan het publiek direct het juiste spreekmoment of agendapunt vinden om (terug) te kijken.

Een haarscherpe en kraakheldere weergave van de werkelijkheid

Door het plaatsen van displays op de juiste plekken in raadzalen, trouwzalen en meetingrooms brengen we vergaderingen en bijeenkomsten bij deelnemers haarscherp in beeld. We houden rekening met afstanden, kijkhoeken en lichtinvallen, zodat ten alle tijde vergaderingen, bijeenkomsten en meetings nauwlettend gevolgd worden.

In meetingrooms plaatsen we veelal interactieve displays, zodat via een touch display interactief gewerkt kan worden.  

Naast haarscherpe beelden, zorgen we kraakhelder geluid. We zorgen dat sprekers luid en duidelijk verstaanbaar zijn bij het publiek. Voor het geluid maken we gebruik van absolute A-klasse leveranciers die een bewezen reputatie hebben in het creëren van een ultieme audiovisuele beleving.

Een extreem gebruiksvriendelijke bediening

Het bedienen van audiovisuele apparatuur maken we extreem gebruikersvriendelijk. Dit doen we door de geavanceerde audiovisuele technieken te vertalen naar eenvoudige en intuïtieve bedieningspanelen.

Bedieningspanelen integreren we in de omgeving, bijvoorbeeld op de wand of in het meubilair. Kabels zijn niet zichtbaar; de gebruiker heeft een volledige focus op het scherm. Ook hoeft men niet meer heen en weer te lopen met verschillende apps; alle audiovisuele apparatuur wordt vanuit één centraal punt geregeld. 

We richten het systeem in met een aantal gebruiksvriendelijke voorkeursinstellingen. Zo start je eenvoudig de gewenste bijeenkomt, zoals een raadsvergadering, commissievergadering of bruiloft. Wanneer je een van deze presets kiest, staan alle instellingen gelijk naar wens ingesteld en ziet men alleen de functies die op dat moment van toepassing zijn.

We presenteren informatie op alle gewenste displays

Digital signage, ook wel narrowcasting narrowcasting genoemd, zorgt voor een effectieve communicatie in de gemeente. Vanaf één centraal punt kan op een of meerdere displays belangrijke en nuttige informatie gepubliceerd worden. Displays kunnen zich zowel intern als extern bevinden; de communicatie medewerker bepaald op welke schermen, welke informatie zichtbaar is.

Voor raadzalen, trouwzalen en meetingrooms kan digital signage een waardevolle toevoeging zijn. Denk aan bewegwijzering, ruimtereserveringen, roosters en het laatste nieuws of het welkom heten van gasten. Kortom: digital signage zorgt voor een optimale en effectieve communicatie binnen de gemeente.

Met videoconference systeem binnen uw gemeente kunt u zeer efficiënt vergaderen, overleggen en samenwerken met mensen buiten uw gemeente. Door de superieure kwaliteit van zowel het beeld als het geluid lijken personen écht aanwezig te zijn. U ervaart geen afstand meer. Videoconferencing is een uiterst aantrekkelijke oplossing van audiovisueel voor gemeenten. Het grote voordeel is dat uw zonder tijdsverlies en zonder reis- en verblijfskosten ten alle tijde kunt vergaderen met uw teamgenoten. Ook kunt u eenvoudig documenten met elkaar uitwisselen en er gezamenlijk aan werken. En wanneer uw videoconferencing niet actief is, gebruikt u de schermen natuurlijk voor andere doeleinden, waaronder het geven van presentaties, het tonen van bedrijfsdocumenten of het bekijken van webpagina's. Met een videoconference systeem van audiovisueel heeft u het beste in huis om te vergaderen en samen te werken op afstand.

Fysiek, digitaal en sociaal

Next step in online samenwerken. Voor innovatieve gemeenten bieden we een virtuele werkomgeving aan. De virtuele werkomgeving is een virtuele 3D-omgeving waarin je als gemeente interactief, efficiënt en doeltreffend met elkaar samenwerkt. Dit kan voor events, congressen, raadsvergaderingen of bijvoorbeeld een Obeya project zijn.

De virtuele werkomgeving is een samenspel tussen fysieke, digitale en sociale dimensies. Binnen een eigen virtuele omgeving van de gemeente komen mensen bij elkaar, kunnen virtueel rondlopen, geïnformeerd worden, afzonderlijk en met elkaar communiceren en interactief samenwerken.  

Laat je door inspireren en ontdek de nieuwe vorm van online samenwerken voor jouw gemeente!

Leuk en effectief informeren

Maak het voor burgers leuk om informatie in te winnen door gebruik te maken van een touch tafel.

Een touch tafel is een digitale leestafel waar burgers eenvoudig en op een interactieve wijze informatie kunnen inwinnen. Indien gewenst kan er ook op gewerkt worden. Het digitaal opvragen, bewerken en indienen/delen van informatie behoort tot de mogelijkheden van een touch tafel. Met een simpele “vinger touch” op het scherm hebben burgers of medewerkers toegang tot informatie van hun gemeente.