Audiovisueel voor een raadzaal
Helder en efficiënt vergaderen
Door onze jarenlange ervaring heeft Wuestman zich gepositioneerd als dé specialist voor raadzaaltechniek. Mede door de opkomst van geavanceerde software op het gebied van vergadermanagement heeft deze techniek een enorm vlucht genomen waarbij het kan dat je als lokale overheid het even niet meer overziet.
Als beoogd partner nemen we je graag vrijblijvend mee in het verkennen van deze technieken. We luisteren naar je wensen en zullen met onze uitgebreide technische kennis een compleet technisch advies opstellen. Hiervoor zullen we onder andere samen met je kritisch kijken naar onderdelen die vaak nog prima een aantal jaren meekunnen. Afgezien van het feit dat wij vinden dat we zuinig moeten omgaan met overheidsgelden, is het bovendien ontzettend duurzaam om apparatuur zo lang mogelijk in de lucht te houden.
✓ Voldoe aan de wetgeving ✓ Gebruiksvriendelijke software & apparatuur | ✓ Hoogwaardige techniek ✓ 24/7 service & support |
Gemeentes die je voorgingen
Wat komt er met audiovisueel zoal kijken bij een raadzaal anno 2024?
Raadzaal audiovisueel
Een raadzaal kan niet zonder een kwalitatief goed discussiesysteem. Waar een discussiesysteem vroeger alleen werd gebruikt voor spraakversterking, is het tegenwoordig gewoon om te werken met pasidentificatie, zodat het systeem ‘weet’ wie waar zit. Daarnaast bieden moderne posten de mogelijkheid om digitaal te stemmen.
Een systeem kan zowel draadloos als bedraad worden geleverd, waarbij deze laatste technisch gezien onze voorkeur geniet. Tot slot bestaat de mogelijkheid om content weer te geven op een ingebouwd lcd-display. Denk hierbij aan het delen van bijvoorbeeld de agenda die automatisch wordt opgehaald uit het RIS.
Een hoge spraakverstaanbaarheid in je raadzaal
Raadzaal audiovisueel
Essentieel voor het volgen van de vergadering is een goed ingeregelde audiovoorziening die zorgt voor een egale audiodekking in de zaal met hoge spraakverstaanbaarheid. Na het uitvoeren van metingen in de zaal, kunnen onze technici het systeem optimaliseren om maximale spraakverstaanbaarheid te bereiken. Dit geldt zowel voor de weergave van het discussiesysteem als voor aanvullende (draadloze) microfonie, die vaak wordt gebruikt voor presentaties.
Voor mensen met een gehoorbeperking bieden we uitstekende oplossingen, zoals traditionele ringleiding- of infraroodsystemen en modernere Bluetooth-oplossingen. Zo zorgen we ervoor dat iedereen de vergadering optimaal kan volgen.
Scherp en duidelijk beeld
Raadzaal audiovisueel
In een moderne raadzaal mogen goede camera's niet ontbreken. Hoogwaardige 4K-camera's die volautomatisch de sprekers scherp en duidelijk in beeld brengen, zijn essentieel voor het vastleggen en uitzenden van vergaderingen. Door het toevoegen van camerabeelden aan de uitzending voelen burgers zich meer betrokken bij de besluitvorming en krijgen raads- en commissieleden een gezicht. Zo vergroten we de transparantie en betrokkenheid binnen de gemeenschap.
Displays voor het volgen van de raadsvergadering
Raadzaal audiovisueel
Door de komst van camera’s is ook de weergave en distributie van beeld steeds belangrijker geworden. Door slimme audiovisuele oplossingen over IP-matrix systemen toe te passen, kunnen de diverse bronnen eenvoudig worden toegewezen aan de diverse displays en livestreams. Wat betreft het meekijken zijn er diverse mogelijkheden. Voor het meekijken van publiek zijn er groot formaat displays beschikbaar. Als het echt groot moet (meer dan 100 inch) dan zijn er prachtige oplossingen, zoals een videowall of een ledwall.
Neem contact met ons op en ontvang meer informatie over de mogelijkheden voor jouw gemeente. Het is ook mogelijk om een demonstratie aan te vragen bij een van de raadzalen die we al hebben voorzien van audiovisuele oplossingen.
Software & control
Raadzaal audiovisueel
Alle techniek zal worden ondergebracht in een netjes afgewerkt techniekrack. Het betreft hier complexe AV-techniek die onderling met elkaar verbonden is via netwerkverbindingen. We vinden het een mooie uitdaging om de bediening van deze complexe techniek terug te brengen naar een eenvoudige touchbediening.
In jargon heet dit de GUI (Grafische User Interface). Samen met jou als eindgebruiker programmeren wij een bediening die naadloos aansluit bij je wensen. Een aantal bedieningsmogelijkheden van een GUI zijn onder andere:
• In- en uitschakelen van de gehele installatie
• Type vergadering selecteren (bijv. raad/commissie/presentatie/trouwerij)
• Bediening en bronkeuze van alle displays
• Volumeregeling
• Besloten vergadering selecteren
• Starten en stoppen van opnames
• Lichtsturing
• Bediening zonsverduistering/ gordijnen
De GUI is dus echt bedoeld voor de bediening van de techniek van de zaal.
De koppeling van MVI en RIS
Raadzaal audiovisueel
Hiernaast maakt de moderne griffier gebruik van VMS (Vergader Management Software) van MVI. Deze software draait op een server PC in het techniekrack en is het kloppende hart tussen alle audiovisuele techniek het RIS (RaadsInformatieSysteem).
Voorafgaand aan een (raads)vergadering wordt de vergadering aangemaakt in het RIS van de gemeente inclusief agenda, moties, stemmingen en onderliggende documenten. Door een slimme bi-directionele koppeling tussen MVI en het RIS worden deze gegevens ingeladen in de software. Zo kan de griffie na het starten van de vergadering eenvoudig door zijn of haar agenda klikken in de software.
Ook in het RIS aangemaakt stemmingen kunnen hier worden gestart. Na het starten hiervan kunnen de raadsleden via hun discussiepost hun stem uitbrengen. De griffie kan het verloop volgen via een apart display. Na het sluiten van de stemming wordt deze weggeschreven naar het RIS (en ligt het resultaat vast) en kan de uitslag hiervan desgewenst visueel worden gemaakt op een van de displays.
Verder zorgt de software dat de camera’s worden gestuurd naar de juiste positie als iemand spreekt. Middels de pasidentificatie komen sprekers met naam, titel en partijlogo in beeld.
Overige opties zijn;
• Het bijhouden van spreektijden (individueel of per partij);
• Het tonen van de presentatie (fullscreen of PIP);
• Side by side discussie (2 actieve sprekers naast elkaar in beeld);
• Het tonen van een tickertape onder door het beeld;
• Het genereren van een informatiebeeld tijdens bijvoorbeeld een schorsing of besloten vergadering.
Kortom, de mogelijkheden zijn ontzettend uitgebreid. We laten deze dan ook graag zien in een online demonstratie. Maar ook een bezoek aan een van de gemeentes behoort altijd tot de mogelijkheden zodat we dit live kunnen laten zien.
Training en service
Raadzaal audiovisueel
Nadat we technisch hebben opgeleverd volgen er een aantal trainingen:
• Een technische training voor de superuser/IT specialist;
• Een bedieningstraining voor griffie en bodeteam;
• Een gebruikerstraining voor raadsleden en voorzitter(s).
Tijdens de eerste vergaderingen zorgen wij altijd dat er een van onze technici aanwezig is voor ondersteuning. Wij willen dat je als eindgebruiker tijdens deze eerste vergaderingen het gevoel krijgt dat je er niet alleen voor staat en dat je kunt terugvallen op onze kennis.
Service & beheer
Ook voor service en beheer wordt u bij ons compleet ontzorgt. In overleg maken we een SLA dat naadloos aansluit bij je wensen en behoeften. Door het actief monitoren van de systemen houden wij alle apparatuur in de gaten.
Proactief verzorgen wij alle soft- en firmware updates van je apparatuur, zodat alles goed blijft werken en, minstens zo belangrijk, goed beveiligd is. Onze eigen storingsdienst staat 24/7 voor je klaar om je meteen te woord te staan.
Zo hebben we bijvoorbeeld in 2023 maar liefst 94% van alle storingen remote kunnen oplossen!
Hoe nu verder?
Zoals je ziet komt er wel het een en ander kijken bij het audiovisueel inrichten van een raadzaal. Graag verkennen we samen de mogelijkheden op dit gebied. In deze verkenningsfase is het van belang dat de diverse disciplines binnen je organisatie goed zijn bevraagd en geïnformeerd. Deze zijn:
• Griffie
• Bodeteam
• ICT
Een van de uitkomsten van deze verkenning kan zijn dat de gemeente dient aan te besteden. Meervoudig onderhands danwel Europees. Graag brengen wij je dan in contact met betrouwbare onafhankelijke AV-adviesbureaus, zodat je compleet ontzorgt wordt tijdens het aanbestedingstraject.
Complete inrichting raadzalen
Naast de audiovisuele inrichting van raadzalen, verzorgt Wuestman ook de overige inrichting van je raadzaal. Samen met ons team Projectinrichting worden totaalconcepten geleverd voor de inrichting van raadzalen. Van wanden, plafonds, vloeren tot en met verlichting en kantoormeubilair.
Onze eigen interieurarchitecten beginnen met een interieurontwerp voor de nieuwe inrichting van je raadzaal. Wanneer je akkoord gaat met het voorstel, zorgen onze mensen, onder leiding van een projectleider, voor de complete kantoorinrichting. Door de intensieve samenwerking tussen Wuestman Audiovisueel en onze divisie Projectinrichting, heb je een optimale afstemming van meubilair en audiovisuele faciliteiten, welke veelal met elkaar geïntegreerd worden.
Neem contact op
Voor meer informatie, vul je ons contactformulier in of neem je contact met ons op via 0341 46 20 86.